Tiempo registrado

El tiempo registrado (Time Tracked) es el tiempo real que una persona invierte en una tarea. Queda guardado como entradas con usuario, fecha y duración, y se acumula en la propia tarea, en sus subtareas (roll-up) y a nivel de lista/proyecto. En la tarjeta de tarjeta de tiempo lo verás como un contador tipo “0h/40h”: a la izquierda el tiempo registrado y a la derecha el tiempo estimado. Son dos cosas distintas: estimado = previsión, registrado = realidad.

Si varias personas trabajan en la misma tarea, ClickUp registra el tiempo de cada una de las personas.

¿Para qué sirve?

• Comparar: al comparar estimado vs. registrado detectas desvíos, ajustas expectativas y mejoras la planificación futura.

• Costes y rentabilidad: si trabajas con tarifa/hora, el tiempo registrado alimenta el coste real por tarea y proyecto (y la facturación si cobras por horas).

• Transparencia y trazabilidad: cada entrada queda asociada a un usuario, con fecha y notas, útil para auditorías internas, cumplimiento o justificar dedicaciones ante un cliente.

• Mejora continua: ver en qué tipo de trabajo se va el tiempo permite rediseñar procesos, eliminar cuellos de botella y crear estándares más precisos.

• Informes y paneles: los dashboards y las vistas de tabla/tiempos muestran totales por persona, proyecto, cliente o etiqueta, para tomar decisiones sin Excel paralelo.

Tres formas de informar el tiempo registrado en ClickUp

Antes de empezar, activa el ClickApp Time Tracking en tu Workspace y, si procede, el flag de Billable para marcar entradas facturables.

1) Cronómetro (timer en vivo)

Qué es: un contador que arrancas y paras desde la tarea (o desde la barra flotante/extension).

Cuándo usarlo: trabajo continuo en el que puedes dedicarte a una sola cosa sin interrupciones largas.

Cómo se usa:

1. Abre la tarea y haz clic en Registrar tiempo → Iniciar cronómetro.

2. Trabaja. Si cambias de tarea, pausa aquí y reanuda en la otra (evita llevar dos timers a la vez).

3. Detén el cronómetro. Opcional: añade nota y etiquetas (p. ej., “revisión”, “retrabajo”) y marca facturable si aplica.

Ventajas: precisión minuto a minuto, menos olvidos.

Riesgos: si te interrumpen a menudo, puedes olvidar pausarlo.

2) Entrada manual por duración total

Qué es: agregas directamente la cantidad total de tiempo invertido (ej.: 1h 45min), sin indicar horas de inicio/fin.

Cuándo usarlo: cuando trabajaste “a ratos” y prefieres introducir un bloque consolidado al final del día.

Cómo se usa:

1. En Registrar tiempo, elige Añadir tiempo.

2. Escribe la duración (ej.: 1h 45m).

3. Selecciona la fecha correspondiente, añade nota y etiquetas si quieres, y guarda.

Ventajas: rapidez y limpieza del registro.

Riesgos: menos granularidad para auditoría (no tiene marca de inicio/fin).

3) Entrada manual con inicio y fin

Qué es: registras hora de inicio y hora de fin (ClickUp calcula la duración).

Cuándo usarlo: necesitas trazabilidad exacta (auditorías, control de jornada, cumplimiento de contratos).

Cómo se usa:

1. En Registrar tiempo → Añadir tiempo, cambia a modo Inicio / Fin.

2. Indica fecha, hora de inicio y hora de fin (ClickUp calcula el total).

3. Añade nota (qué hiciste) y etiquetas (cliente, tipo de tarea), marca facturable si aplica, y guarda.

Ventajas: máximo detalle y evidencia temporal.

Riesgos: tarda un poco más que la duración simple.

¿Dónde lo veo y cómo se usa después?

• En la tarea: contador acumulado (y sumatorio con subtareas).

• Timesheets / Reportes: totales por persona, proyecto o etiqueta; filtros por fecha para cierres semanales/mensuales.

• Vistas de Tabla: añade columnas Tiempo estimado, Tiempo registrado y % de desviación; ordena y agrupa para detectar patrones.

• Dashboards: widgets de tiempo por usuario/cliente/actividad para decisiones de carga, coste y priorización.

Buenas prácticas

• Una tarea = una intención clara: evita registrar en tareas “cajón de sastre”.

• Notas útiles: escribe qué hiciste (“maquetación versión 2, feedback cliente”). Ayuda a recordar y justificar.

• Etiquetas coherentes (cliente, tipo de actividad): luego podrás analizar por categorías.

• Cierra el día al día: registrar en caliente reduce olvidos y mejora la calidad del dato.

• No mezcles timers: un cronómetro a la vez por persona; pausa antes de saltar.

• Revisión semanal: compara estimado vs. registrado, corrige desvíos y ajusta plan/alcance.

En una frase: el tiempo registrado es la medida real de tu trabajo en ClickUp. Registrar con cronómetro o manualmente —por duración o por tramo horario— te da costes fiables, previsiones más certeras y una operación transparente que mejora semana tras semana.