Tiempo estimado

El tiempo estimado (Time Estimate) es el esfuerzo previsto que necesitará una tarea para completarse, expresado en minutos, horas o días. No es el calendario ni la duración en el cronograma, es la cantidad de trabajo que alguien debe invertir. En la tarea verás el campo de Duración estimada y, si trabajas con subtareas, ClickUp puede sumar automáticamente el total (roll-up) para obtener el esfuerzo acumulado. Por defecto, 1 día = 8 horas, de modo que 40 h equivalen a 5 días laborales.

¿Para qué sirve?

1. Planificar con capacidad real
   Con estimaciones en las tareas puedes comparar el esfuerzo asignado con la capacidad disponible de cada persona (sus horas de trabajo, vacaciones y festivos). Esto evita semanas imposibles y compromisos que luego no se cumplen.

2. Priorizar y negociar fechas
   Saber que algo exige 2 h frente a 24 h cambia la conversación. El equipo puede reordenar tareas y prometer entregas realistas basándose en esfuerzo y no en intuiciones.

3. Detectar cuellos de botella
   Si un rol especializado acumula muchas horas estimadas, lo ves enseguida y puedes repartir parte del trabajo, mover fechas o pedir apoyo a tiempo.

4. Control de costes y márgenes
   Multiplica la estimación por una tarifa horaria (con un Custom Field numérico o de moneda) y tendrás coste previsto por tarea/proyecto. Útil en presupuestos, proyectos por horas y análisis de rentabilidad.

5. Aprendizaje y mejora continua
   Comparar estimado vs. registrado (Time Tracked) te da variaciones objetivas: dónde solemos quedarnos cortos, qué tipo de tareas se desvían, cuánto buffer necesitamos. Con esa información afinas las próximas estimaciones.

6. Reporting claro para dirección y clientes
   Los paneles y vistas de tabla pueden mostrar totales, medias y sumatorios por persona, proyecto o tipo de trabajo. Así explicas con datos por qué una fecha es viable o por qué conviene ajustar alcance.

Cómo te beneficia en la gestión diaria (pasos prácticos)

• Activa el ClickApp “Time Estimates”. Define si estimarás en horas o minutos y usa siempre la misma unidad para evitar confusiones.

• Diferencia “fechas” de “esfuerzo”. Una tarea puede durar 5 días en el calendario y requerir solo 3 h de trabajo; pon Start/Due Date para el cuándo y Tiempo estimado para el cuánto.

• Granular lo justo. Estima en tareas del tamaño adecuado; si algo supera, por ejemplo, 8–12 h, divídelo en subtareas. El roll-up te dará el total.

• Registra el tiempo trabajado. Aunque no factures por horas, usa Time Tracked en las tareas clave; luego revisa la varianza (estimado vs. real) para aprender.

• Usa vistas para decidir.

  • Tabla: muestra columnas de Tiempo estimado, Tiempo registrado y % de desviación.

  • Carga de trabajo: reparte en función del esfuerzo, no del número de tareas.

  • Cronograma/Gantt: coloca fechas y comprueba que el esfuerzo total “entra” en el periodo.

• Calcula coste y margen. Añade Custom Fields (Tarifa €/h, Coste = Estimado×Tarifa, Ingreso, Margen) como en tu captura; tendrás economía del proyecto sin salir de ClickUp.

• Revisa en cadencias cortas. Una mini-revisión semanal de “estimado vs. avance” evita sorpresas al final.

Buenas prácticas y errores típicos

Buenas prácticas

• Estimar en equipo (quien ejecutará participa).

• Usar rangos cuando haya incertidumbre (p. ej., 6–8 h) y elegir el valor conservador.

• Dejar un buffer proporcional a la complejidad (10–20 % en trabajos variables).

• Documentar supuestos en la descripción (“requiere acceso aprobado”, “recursos de cliente listos”).

Errores a evitar

• Confundir duración con esfuerzo.

• Mezclar unidades (alguien pone “2” pensando en días y otro en horas).

• No registrar el tiempo real y, por tanto, no aprender de las desviaciones.

• Estimar “por número de tareas” en lugar de por esfuerzo (10 tareas pequeñas ≠ 1 tarea grande).

En una línea: el tiempo estimado es la base para prometer fechas realistas, repartir trabajo con justicia, calcular costes y mejorar tu precisión proyecto tras proyecto. Sin ese dato, gestionas a ciegas; con él, conviertes ClickUp en un sistema de planificación serio y predecible.