Una Carpeta en ClickUp es una estructura organizativa intermedia utilizada para agrupar listas de tareas relacionadas dentro de un espacio. Actúa como un contenedor para organizar proyectos, fases o categorías específicas de tareas de manera lógica y jerárquica.
Las carpetas permiten segmentar tareas dentro de un espacio para facilitar su gestión y visualización. Cada carpeta puede personalizarse con estados específicos, automatizaciones, campos personalizados y vistas (como listas, tableros Kanban, Gantt, y calendario), permitiendo adaptar su uso según las necesidades del proyecto.
La jerarquía de ClickUp sigue generalmente este formato:
Espacio: Estructura de nivel superior que agrupa carpetas por áreas funcionales (Ej.: Marketing, Desarrollo, Ventas).
Carpeta: Subdivisión dentro de un espacio para proyectos o fases específicas (Ej.: Campaña de redes sociales, Sprint 1).
Lista: Contenedor dentro de la carpeta para tareas específicas (Ej.: Diseño gráfico, Publicación).
Tareas y Subtareas: Elementos básicos gestionados dentro de las listas.
Las Carpetas sirven para organizar y estructurar proyectos de manera eficiente dentro de un espacio. Sus principales funciones son:
Organización y segmentación:
Permiten agrupar listas de tareas relacionadas bajo un mismo proyecto o fase, facilitando la gestión de grandes volúmenes de trabajo.
Ayudan a mantener un orden lógico y claro en proyectos complejos con múltiples fases.
Gestión de proyectos por fases:
Facilitan la implementación de metodologías ágiles (como Scrum) mediante carpetas para sprints, backlog y entregas.
Permiten configurar estados personalizados para cada fase del proyecto (Ej.: “Planeación”, “En desarrollo”, “Finalizado”).
Estandarización y eficiencia:
Posibilitan la reutilización de estructuras mediante plantillas de carpetas predefinidas para proyectos recurrentes.
Permiten copiar y clonar carpetas completas con tareas y automatizaciones, ahorrando tiempo en la planificación de nuevos proyectos.
Mejor visualización y análisis:
Integran dashboards y gráficos para monitorear el avance y la carga de trabajo por carpeta.
Permiten configurar vistas personalizadas para analizar el estado y progreso de las tareas.
Permisos y control de acceso:
Facilitan la gestión de permisos personalizados para que solo miembros específicos puedan acceder a determinadas carpetas.
Permiten compartir carpetas con clientes o colaboradores externos de forma segura.
Segmentación clara: Agrupa tareas por fases, categorías o subproyectos, evitando la sobrecarga de listas extensas.
Estructura lógica: Permite visualizar el avance de cada fase del proyecto de manera independiente.
Permisos personalizados: Controla quién puede ver, editar y comentar en cada carpeta, asegurando que solo los miembros relevantes accedan a la información.
Comentarios y menciones: Facilita la colaboración directa en tareas dentro de carpetas específicas.
Plantillas reutilizables: Permiten crear carpetas estándar para proyectos recurrentes, con tareas, estados y automatizaciones predefinidas.
Automatizaciones específicas: Configura reglas automáticas a nivel de carpeta para mover tareas, cambiar estados y enviar notificaciones.
Dashboards personalizados: Permiten visualizar métricas clave como tareas completadas, carga de trabajo y tiempos estimados por carpeta.
Informes detallados: Facilitan la generación de reportes específicos para cada fase o subproyecto.
Vistas personalizadas: Configura vistas Kanban, Gantt y Calendario a nivel de carpeta para gestionar fases específicas.
Automatizaciones: Crea reglas como "Cuando se complete una tarea en la carpeta X, mover a la carpeta Y".
Estados personalizados:
Permiten configurar estados según la fase del proyecto, como “Pendiente”, “En revisión”, “Aprobado”.
Facilitan el seguimiento preciso del ciclo de vida de las tareas dentro de cada carpeta.
Campos personalizados:
Configura campos específicos como presupuesto, prioridad, fechas personalizadas y etiquetas para cada carpeta.
Facilita la captura de información relevante y el filtrado avanzado.
Permisos y roles:
Controla el acceso mediante roles personalizados (administrador, editor, solo lectura).
Permite compartir carpetas específicas con colaboradores externos sin dar acceso a todo el espacio.
Automatizaciones específicas:
Configura reglas como “Cuando una tarea esté completa, enviar notificación al equipo”.
Permite automatizar tareas repetitivas y notificaciones.
Integraciones:
Compatible con herramientas externas como Google Drive, Slack y Zapier para importar y sincronizar datos.
Permite automatizaciones basadas en datos externos, como crear tareas automáticamente desde formularios.
Carpeta para Marketing:
Estados: “Planificación”, “En progreso”, “En revisión”, “Publicado”.
Automatización: Cuando una tarea pasa a “Publicado”, notificar al equipo de ventas.
Vistas: Kanban para campañas activas y Gantt para el cronograma.
Carpeta para Desarrollo:
Estados: “Backlog”, “En desarrollo”, “Testing”, “Desplegado”.
Automatización: Crear una tarea automática de pruebas cuando una tarea pasa a “Testing”.
Vistas: Gantt para planificación y Kanban para el flujo de trabajo.
Carpeta para Recursos Humanos:
Estados: “Revisión CV”, “Entrevista”, “Oferta”, “Contratado”.
Campos personalizados: Años de experiencia, Fecha de incorporación.
Automatización: Enviar correo automático cuando una tarea pasa a “Oferta”.
Organiza carpetas por proyecto o fase:
Facilita el seguimiento y la gestión de tareas relacionadas.
Personaliza estados y campos:
Adapta los estados y campos a las necesidades específicas del proyecto.
Utiliza plantillas:
Crea y reutiliza carpetas con automatizaciones y tareas predefinidas para ahorrar tiempo.
Configura permisos adecuados:
Establece permisos según la confidencialidad de la información.
Automatiza tareas repetitivas:
Configura automatizaciones para mover tareas y enviar notificaciones según el estado.
Organización clara:
Permite estructurar proyectos complejos de forma lógica y manejable.
Gestión avanzada:
Facilita la personalización de flujos y la implementación de metodologías ágiles.
Colaboración eficiente:
Comentarios, menciones y permisos personalizados mejoran la comunicación.
Optimización del tiempo:
Plantillas y automatizaciones reducen tareas manuales.
Control y monitoreo:
Dashboards y vistas personalizadas facilitan el análisis del progreso.
Las Carpetas en ClickUp son fundamentales para organizar, gestionar y monitorear proyectos de manera eficiente. Su capacidad para personalizar estados, automatizaciones, campos y permisos permite adaptar ClickUp a las necesidades específicas de cada equipo o proyecto. Utilizando carpetas de forma estratégica, los equipos pueden mejorar la colaboración, optimizar flujos de trabajo y asegurar un control preciso sobre los avances y resultados de los proyectos.