Desactivar notificaciones de email

ClickUp es una herramienta colaborativa y por tanto, está pensada para que varias personas puedan trabajar de forma conjunta en un mismo proyecto o tarea.

Esto ocasiona que cuando varias personas intervienen en una misma tarea, ClickUp notifica a todas aquellas personas, de todo lo que sucede en esa tarea, aunque no sean las responsables de ejecutar la tarea.

Hay que diferenciar entre:

• Persona asignada

• Observador/es

La persona asignada es la persona o personas responsable o responsables de ejecutar la tarea.

Los observadores son personas que no necesariamente tienen que ejecutar la tarea pero que la quieren supervisar o estar al corriente.

Supongamos que yo, Josep, estoy como persona asignada a una tarea y por tanto soy el responsable de realizarla.

Sin embargo, tu que lees estas líneas, entras en la tarea y realizas cualquier acción... escribir un comentario, modificar una fecha, modificar la prioridad o añadir un archivo adjunto.

Aunque tu no seas el responsable o la responsable de ejecutar esa tarea, por el mero hecho de que has entrado en ella y has modificado cualquier atributo, ClickUp entenderá que debes estar informado/a de lo que sucede en la tarea y automáticamente te pondrá como Watcher o observador/a de la tarea y por tanto recibirás notificaciones por email de todo lo que suceda dentro de la tarea.

Las notificaciones pueden ser del estilo:

• Josep ha modificado la fecha de vencimiento de la tarea

• Josep ha modificado la prioridad

• Antonio ha añadido un adjunto

• Carmen ha añadido un comentario

• etc.

Es decir, a medida que los usuarios vayan interactuando con la tarea, ClickUp te irá notificando de todas esas acciones tanto en la bandeja de entrada de ClickUp como por correo electrónico.

Como puedes comprender eso puede derivar en decenas o cientos de emails dependiendo de la cantidad de tareas con las que interactuemos.

Vamos a ver como mantener a raya esos correos de notificaciones y como configurar ClickUp para que deje de enviarnos todos esos correos y solo nos envíe los que necesitemos.

Bandeja de entrada

• Accedemos al menú inicio. (icono con forma de casita) en la barra lateral)

• Accedemos a la bandeja de entrada

• Una vez en la bandeja de entrada vamos a la derecha y accedermos al icono con forma de rueda dentada o engranaje y hacemos clic.

• Aparecerá un menú en la parte derecha de la pantalla.

• Seleccionamos la opción "Ajustes de notificaciones"

Una vez hemos pulsado en "Ajustes de notificaciones" nos aparecerá una pantalla desde la cual podremos configurar las notificaciones generales del programa. Las que nos interesa configurar son las de email, no obstante si quieres aprovechar y personalizarte otro tipo de notificaciones, libertad total.

• Buscamos la configuración de las notificaciones de email

• Abrimos el desplegable y seleccionamos "Personalizado"

• Posteriormente pulsamos el icono de rueda dentada o engranaje para poder acceder a la configuración de las notificaciones de correo.

Cuando pulsemos el icono de rueda dentada o engranaje, nos aparecerá una pantalla como la de la siguiente captura.

Hay que desactivar todas las notificaciones de correo a excepción de las de fechas de inicio y límite.

Por supuesto si quieres dejar activas otro tipo de notificaciones por email, siéntete libre de configurarlo como tu quieras.

Como puedes ver en la captura, en la parte derecha hay un icono con forma de flecha hacia abajo.

Haz clic en el para abrir y mostrar las opciones de configuración de Fechas de inicio y límite.

Mi recomendación aquí es la siguiente, no obstante como he dicho anteriormente, siéntete libre de configurarlo como tu prefieras.

Yo recomiendo dejar desactivado todo excepto lo siguiente

• Recordatorio antes de fecha límite

• Recordatorio después de retraso

• Correo electrónico de resumen diario de fechas límite

Recordatorio antes de fecha límite

Con este recordatorio, ClickUp te enviará un email avisando del vencimiento con el preaviso que tu quieras poner, yo recomiendo 1 día antes pero si necesitas más tiempo de preaviso, puedes configurar otras opciones.

Es importante que selecciones la opción "Mis tareas asignadas" para que ClickUp solo te envíe emails relacionados con las tareas que tengas asignadas tu, de lo contrario te enviará emails de recordatorio de las tareas de todo el equipo.

Recordatorio después del retraso

Con este recordatorio, ClickUp te enviará un email avisando de las tareas vencidas que no te dieron tiempo de hacer, es decir, si por ejemplo configuras "1 día después", ClickUp te enviará un email un día después del vencimiento para decirte "Oye,... todas estas tareas te vencieron ayer y no las pudiste completar.

Una vez más, recuerda seleccionar "Mis tareas asignadas", para que ClickUp solo te avise de las tareas asignadas a ti y no las tareas asignadas al resto del equipo.

Correo electrónico de resúmen diario de fechas límite

Este email de aviso es opcional, yo recomiendo activarlo pero si no lo necesitas, puedes dejarlo desactivado.

Básicamente esta configuración lo que hará es enviarte un email cada día a la hora que tu le indiques, para informarte de las tareas que vencen en ese mismo día, algo así como la hoja de ruta de las tareas del día.