ClickUp Notetaker

ClickUp AI Notetaker es una funcionalidad de ClickUp (parte del conjunto de herramientas de IA de ClickUp Brain) que permite que tus reuniones virtuales sean capturadas, transcritas, resumidas y convertidas en tareas accionables automáticamente. La idea es que no tengas que estar tomando notas manualmente o te distraigas: el Notetaker está para encargarse de buena parte de ese trabajo, para que tu equipo pueda centrarse en lo que importa.  

Está diseñado para integrarse con el calendario de ClickUp o con calendarios externos (Google Calendar, Outlook) para poder “entrar” en las reuniones, capturar lo que se dice, generar documentos privados dentro de ClickUp, y convertir las “decisiones / siguientes pasos / ítems de acción” en tareas que se puedan asignar

¿Cómo funciona en detalle?

Estos son los componentes clave del Notetaker, cómo se configura y qué hace exactamente:

• Integración de calendario: necesitas conectar un calendario (Google Calendar u Outlook) para que ClickUp pueda ver los eventos de reunión y asociar el Notetaker.  

• Plataformas compatibles: funciona con plataformas de videollamada como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet.  

• Activación: puedes activar el Notetaker para reuniones puntuales o hacer que se active automáticamente para todos los eventos de ciertos calendarios.  

• Grabación y transcripción: después de la reunión, el Notetaker genera:

  • Un documento privado en ClickUp con nombre del evento, fecha, asistentes.  

  • Transcripción del contenido de la reunión (texto expandable) y un resumen de los puntos más importantes.  

  • “Key Takeaways” (las ideas o temas principales), además de “Next Steps” (“siguientes pasos” o tareas de acción), con checklist que luego puedes convertir en tareas asignables.  

  • Opcionalmente, la grabación de audio o video, dependiendo de la duración de la llamada y de permisos.  

• Límites y acceso:

  • No está disponible en el plan gratuito de ClickUp. Necesitas un plan pago y añadir el Notetaker como add‑on.

  • Hay un número de horas “gratis de prueba” para administradores, como 5 horas compartidas por administración para probarlo.  

  • Usuarios que no sean miembros con permisos adecuados (invitados, visualizadores limitados, etc.) generalmente no pueden usarlo o acceder al Notetaker.  

• Formato del documento generado: el documento de la reunión incluirá nombre y fecha del evento, asistentes, resumen general (“overview”), puntos clave (“key takeaways”), próximas acciones (“next steps”), temas principales (“key topics”), la transcripción expandible, etc.  

Ventajas que aporta

Aquí lo que lo hace valioso, especialmente en equipos que ya usan ClickUp o proyectos con muchas reuniones:

• Puedes concentrarte en la conversación, sin tener que estar escribiendo todo. Eso mejora la participación.

• Tener automáticamente los puntos accionables ayuda a que las reuniones dejen de ser “charlas” y realmente se traduzcan en trabajo concreto.

• Mejora el seguimiento: al tener transcripción + resumen + tareas derivadas, es más fácil ver lo que se acordó, quién hizo qué y cuándo.

• Centralización: todo queda dentro de ClickUp, conectado con tareas, documentos, chats. No tienes que usar apps externas, copiar y pegar, o depender de un gestor de notas aparte.

• Transparencia y responsabilidad: si alguien no pudo asistir, o se olvidaron de lo que se decidió en una reunión, se puede revisar fácilmente.

• Ahorro de tiempo a largo plazo: menos trabajo administrativo post‑reunión (trascribir, organizar, decidir qué debe convertirse en tarea, etc.).

Limitaciones y retos a tener en cuenta

• En reuniones largas o muy densas, la calidad de la transcripción o de los resúmenes puede bajar. Puede faltar algo, o que los “puntos clave” no capturen todo lo importante.  

• Si hay mucho ruido, varias personas hablando al mismo tiempo, acentos marcados u otros problemas de audio, la precisión puede disminuir.

• Costo extra: es un add‑on, no está incluido en todos los planes. Hay que evaluar si el cliente va a sacarle suficiente partido para justificar ese coste.  

• Privacidad y permisos: tienes que asegurarte que todos los participantes sepan que la reunión se graba / transcribe, cumplir con normativas locales, permisos de Zoom / Teams para grabar, etc.

• Dependencia de conexión estable, calidad del micrófono / plataforma de videollamada para que la grabación y transcripción sean buenos.

Casos de uso recomendados

Para que lo puedas presentar a tus clientes, estos son escenarios donde el Notetaker realmente añade valor, y donde conviene enfocarse:

• Reuniones recurrentes de seguimiento de proyecto, donde se acuerdan tareas, decisiones y se necesita registro histórico.

• Reuniones de ventas o de cliente donde hay acuerdos, compromisos, entregables, para que no se pierda nada por descuido.

• Retrospectivas, sesiones de planificación, reuniones del equipo que revisan KPI’s, para que cada punto de acción quede claro.

• Si los clientes tienen equipos de trabajo remoto, donde no todos pueden estar presentes, poder compartir la nota de la reunión con transcripción + resumen ayuda muchísimo.

• Para roles de coordinación / liderazgo que necesitan visibilidad de lo que se ha hablado en múltiples reuniones, sin poder asistir a todas.