Capturar

¿Qué entendemos por capturar?

En las metodologías de productividad, capturar es el acto de registrar de inmediato, en un sistema externo y confiable, cualquier tarea, idea, compromiso o información que aparece en tu mente, con el objetivo de liberarla de la carga de recordarla y garantizar que nada importante se pierda.

En otras palabras, es sacar de la cabeza lo que reclama tu atención y ponerlo en un lugar seguro, para poder enfocarte en lo que estás haciendo ahora con tranquilidad y claridad, y tener la seguridad de poder recuperarla más tarde.

Veamos algunos ejemplos de lo que sería "capturar":

• Estás navegando por internet y ves algo que te interesaría explorar o investigar, pero no quieres dejar lo que estás haciendo. Lo "capturas" en tu herramienta de gestión de tareas para no olvidarlo y sigues con lo que estás haciendo.

• Vas por la calle y ves un anuncio de un concierto que se dará en tu ciudad. Quieres asistir pero no sabes si podrás, además no quieres olvidarlo. Tomas una foto del anuncio y la "capturas" en tu herramienta de gestión de tareas para no olvidarlo y sigues andando hacia tu destino.

• Estás leyendo un libro y lees un párrafo interesante que podría ayudarte a encontrar la solución a un problema. "Capturas" el párrafo en tu herramienta de gestión de tareas para no olvidarlo y sigues leyendo.

• Estás en una reunión de trabajo y se te ocurre una idea para un nuevo proyecto. En lugar de interrumpir la reunión o confiar en tu memoria, lo anotas rápido en tu sistema para procesarlo más tarde.

• Vas conduciendo y recuerdas que tienes que pedir una cita médica. Grabas una nota de voz en tu móvil para “capturarlo” y luego transcribirlo a tu gestor de tareas cuando tengas un momento.

• Mientras cocinas, te das cuenta de que se está acabando la sal. En lugar de confiar en recordarlo la próxima vez que vayas al supermercado, lo capturas en tu lista de la compra.

• Estás hablando con un amigo y menciona un libro que cree que te gustará. Lo capturas en tu aplicación de tareas para revisarlo más tarde.

• Recibes un correo con información importante, pero no puedes procesarlo ahora. Lo reenvías a tu bandeja de entrada de tareas para revisarlo cuando tengas tiempo.

• Estás trabajando en un informe y, de pronto, recuerdas que tienes que pagar un recibo mañana. Capturas ese recordatorio en tu sistema y sigues concentrado en el informe.

• Sales a caminar y de repente se te ocurre una frase perfecta para el artículo que quieres escribir. Sacas el móvil y la capturas en tu app de tareas antes de que se te olvide.

• Te llega una notificación en el móvil de un webinar gratuito que te interesa, pero estás ocupado. En lugar de dejarlo pasar, capturas el enlace en tu sistema para revisarlo luego.

• Mientras cenas, recuerdas que tienes que llamar a un familiar el fin de semana. Lo capturas en tu lista personal para no olvidarlo.

• Estás en el gimnasio y se te ocurre un cambio que podrías aplicar en tu negocio. Sacas el móvil y lo capturas en tu app de tareas antes de que la idea se pierda.

• En una conversación de pasillo, un compañero te pide que revises un documento cuando tengas tiempo. Capturas el compromiso en tu herramienta de tareas en cuanto termina la charla.

• Antes de dormir, piensas en una serie que te recomendaron y que quieres ver. En lugar de confiar en tu memoria, capturas el título en tu lista de ocio o entretenimiento.

Todo lo anterior son ejemplos cotidianos que nos pasan a todos. "Capturar" esa idea, información, tarea, etc. en tu herramienta de gestión de tareas puede marcar la diferencia entre aumentar tu productividad o no, porque si lo confías a tu memoria, corres el riesgo de olvidarlo.

El acto de capturar en las metodologías de productividad es mucho más que simplemente anotar cosas en una lista. Es una práctica consciente y sistemática que consiste en sacar de tu mente cualquier asunto que requiera tu atención, ya sea una tarea, una idea, un compromiso, una preocupación o incluso un pensamiento inspirador, y depositarlo en un lugar externo y fiable al que después volverás.

El acto de capturar tiene que convertirse en un hábito que hagas de forma instintiva casi sin pensar, es decir, tiene que llegar a ser un acto reflejo.

¿Por qué es tan importante? Porque nuestro cerebro no está diseñado para funcionar como una agenda. Diversos estudios en psicología cognitiva confirman que la memoria de trabajo humana solo puede retener entre 4 y 7 elementos a la vez. Cuando intentamos guardar más de eso, empezamos a olvidar cosas, a sentir ansiedad o a vivir con esa molesta sensación de “seguro que me estoy olvidando de algo”. Esa fricción mental consume energía y nos resta enfoque.

Libera tu mente de carga cognitiva

Capturar libera a la mente de esa carga. En lugar de usarla como almacén de recordatorios, la usamos para lo que sí sabe hacer bien: pensar, analizar, conectar ideas y tomar decisiones. Al tener un sistema externo de confianza donde dejamos todo lo que surge, reducimos el ruido mental y podemos trabajar con mayor claridad.

Ahora bien, ¿qué se captura? Todo aquello que cruce por tu mente y que no quieras perder: desde lo trivial (“comprar café”) hasta lo estratégico (“repensar la estrategia de ventas del próximo trimestre”). La regla es simple: si algo aparece en tu mente y piensas “tengo que hacer algo con esto” o “me gustaría recordarlo”, entonces merece ser capturado.

Captura sin miedo, por absurdo que te parezca. Siempre podrás borrarlo o archivarlo, pero si no lo capturas y se te olvida, no lo recuperarás jamás.

¿Dónde capturamos?

Depende de tu sistema. Puede ser una libreta, una app de notas rápidas, una herramienta de gestión de tareas como ClickUp, Asana, Monday o incluso una grabadora de voz. Lo importante no es la herramienta, sino la consistencia: tener un número reducido de bandejas de entrada que revisas con frecuencia.

Mi recomendación es que intentes utilizar un solo sistema de captura. Como el contexto general es la implementación de una herramienta de gestión de tareas y proyectos, te diría que utilices una lista específica para capturar en ClickUp, Asana o Monday.

Yo mismo tengo en mi ClickUp una lista específica para capturar todas las ideas y pensamientos. Cualquier cosa que capturo, sea lo que sea, va a esa lista. Luego ya la revisaré y ordenaré.

Mi lista de captura se llama "Triaje". Tú puedes llamar a la tuya como prefieras: "Bandeja de entrada", "Inbox", "Capturas", "Triaje"… el nombre es lo de menos, lo importante es que sea una lista única en la que captures todo.

Un ejemplo cotidiano: Estás en medio de una llamada y recuerdas que debes enviar un informe a un cliente. Si lo confías a la memoria, existe un alto riesgo de que lo olvides. En cambio, si lo capturas en ese instante (escribiéndolo en tu sistema de tareas o en una nota rápida), puedes volver a enfocarte en la llamada con tranquilidad. Después, cuando proceses tus bandejas, decidirás qué hacer con ese recordatorio.

El 99% de nuestros inputs son digitales, por lo que puedes "capturar" cualquier elemento directamente en tu lista de captura. ¿Qué pasa con los elementos físicos? Una carta, un póster, un anuncio físico en una fachada o en una tienda... Fácil: creas la tarea en la lista de captura y haces una foto al elemento físico. Si, por ejemplo, es una carta que tienes que leer o revisar, puedes hacer la foto en tu herramienta de tareas para tener la tarea en el sistema, y la carta física la almacenas en una bandeja de plástico para tenerla localizada y accesible cuando la necesites.

Procesando lo capturado – El ejemplo de la cesta de la compra

Bien, y ahora ¿qué hacemos con todo lo que hemos capturado? Es fácil que, si capturas lo que va surgiendo en el día a día, tu lista de elementos capturados acumule varias ideas, tareas o elementos que tengas que revisar, recordar, etc.

Lo siguiente sería procesar todo lo capturado. Veamos un ejemplo cotidiano muy entendible:

Vas al supermercado a hacer la compra semanal. Te mueves por los distintos pasillos y vas añadiendo (capturando) los productos al carro de la compra (lista de captura). Cuando ya tienes el carro lleno, vas a la caja, pagas tus productos y los metes en bolsas, todos mezclados. Cargas las bolsas en el coche y vas a tu casa. Metes las bolsas en casa y ahora te dispones a clasificar y almacenar la compra en sus correspondientes armarios y estantes.

Los frescos a la nevera, frigorífico o congelador. Los no perecederos a la despensa o repartidos por los armarios de la cocina. Los productos de limpieza al armario de los productos de limpieza. Los productos de higiene al baño o a la despensa de productos de higiene.

¿Ves? Si te paras a analizarlo, ya sabes hacerlo, no estás descubriendo nada nuevo.

Extrapolando al mundo de las tareas capturadas, ahora tocaría hacer lo mismo: procesar los elementos capturados de la bandeja de entrada y repartirlos en las distintas listas de tu herramienta de gestión de tareas.

Si, al igual que tu casa tiene distintos lugares para almacenar cosas, incluida la comida, tu herramienta de gestión de tareas (ClickUp, Asana, Monday) debe tener distintas listas o ubicaciones en las que almacenar tus tareas. No puedes tener una lista única para todas las tareas.

Por ejemplo y de forma simple y fácil:

• Puedes tener una lista de tareas llamada "Administración" para todas las tareas de tipo administrativo de tu empresa o negocio.

• Puedes tener una lista de tareas llamada "Marketing" para todas las tareas relacionadas con las estrategias de marketing de tu negocio.

• Puedes tener una lista de tareas llamada "Ideas", para todas las posibles ideas que te gustaría implementar en el futuro en tu negocio o proyecto.

• Puedes tener una lista por cada proyecto que estés realizando, para poder poner las tareas de cada proyecto en su correspondiente ubicación.

• Puedes tener una lista llamada “Finanzas” para capturar y gestionar todo lo relacionado con facturas, presupuestos, cobros y pagos.

• Puedes tener una lista llamada “Clientes” para centralizar las tareas de atención, seguimientos, reuniones o entregas con clientes actuales.

• Puedes tener una lista llamada “Recursos Humanos” para todo lo relacionado con equipo: contratación, formación, evaluaciones, documentación laboral, etc.

• Puedes tener una lista llamada “Proveedores” para controlar pedidos, gestiones o incidencias con terceros que colaboran con tu negocio.

• Puedes tener una lista llamada “Mantenimiento” para agrupar tareas recurrentes de revisión de sistemas, actualizaciones de software o infraestructura física.

• Puedes tener una lista llamada “Personal” para recordatorios y asuntos personales que no quieres mezclar con lo profesional, pero tampoco perder de vista.

• Puedes tener una lista llamada “Ocio / Inspiración” donde capturas recomendaciones de libros, series, cursos, podcasts o cualquier recurso que quieras explorar sin fecha fija.

• Puedes tener una lista llamada “Formación y Desarrollo” para todas las acciones relacionadas con aprendizaje, certificaciones, talleres o hábitos de mejora continua.

• Puedes tener una lista llamada “Pendientes por revisar” (Inbox) que actúe como bandeja de entrada temporal, donde capturas cosas sin clasificarlas al instante y luego las distribuyes a la lista adecuada.

Ahora que sabes que puedes tener múltiples listas de tareas en tu herramienta de gestión, lo que quedaría, al igual que cuando llegas de la compra, sería que mínimo una vez al día vacíes tu lista de captura y muevas cada elemento a su lista correspondiente, clasificándolo con una prioridad, fecha de vencimiento, etc., en caso necesario.

¿Y si lo capturado ya no me sirve?

Si capturaste alguna tarea o idea que en su momento te llamó la atención o se tenía que hacer algo al respecto, pero ahora ya no te interesa o no hay que hacer nada y por lo tanto no tiene validez, simplemente puedes evaluar si lo vas a necesitar en el futuro o no.

¿Lo puedes llegar a necesitar en el futuro?

• Sí > Entonces puedes almacenarlo en tu sistema de gestión de documentos, notas o archivo para que puedas recuperarlo más adelante cuando lo necesites.

• No > Bórralo sin temor.

En resumen: capturar es como vaciar tu mente en un “contenedor confiable” para dejar espacio libre a lo que realmente importa: pensar con claridad, tomar mejores decisiones y estar presente en lo que haces. Es el hábito que marca la diferencia entre vivir apagando fuegos y trabajar con la tranquilidad de saber que nada se te escapará.