Ajustes de notificaciones en ClickUp

1. Propósito

El propósito de este documento es proporcionar una guía detallada y estandarizada para configurar de forma óptima los ajustes de usuario y las notificaciones en ClickUp. La guía busca adaptar la herramienta a las preferencias regionales y a las necesidades específicas del equipo, minimizando interrupciones innecesarias y garantizando una experiencia de usuario eficiente y personalizada.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todos los usuarios de ClickUp dentro de la organización. Debe ser seguido como parte de los pasos iniciales al crear una cuenta o al incorporar nuevos miembros al equipo.

3. Acceso a los Ajustes de Usuario

1. Ir a la esquina superior derecha y hacer clic en el avatar.

2. Seleccionar Ajustes en el menú desplegable.

3. Se abrirá la pantalla de configuración, dividida en varias secciones.

4. Configuración del Perfil de Usuario

4.1. Avatar y Nombre

• Avatar: Hacer clic en las iniciales para subir una foto o elegir un color personalizado.

• Nombre: Modificar el campo con el nombre que se desea mostrar.

4.2. Seguridad – Autenticación en Dos Factores (2FA)

Opciones disponibles:

• SMS: Recibir un código de verificación vía mensaje de texto.

• Aplicaciones de Autenticación: Google Authenticator o Microsoft Authenticator para códigos dinámicos cada 30 segundos.

Recomendación: Activar siempre la autenticación vía aplicación para mayor seguridad.

5. Configuración Regional

5.1. Idioma y Zona Horaria

• Idioma: Seleccionar Español.

• Zona Horaria: Establecer en Madrid (o la zona correspondiente).

• Activar la opción de notificación si la zona horaria cambia.

5.2. Formato de Fecha y Hora

• Inicio de semana: Cambiar de domingo a lunes.

• Formato de hora: 24 horas.

• Formato de fecha: dd/mm/aaaa (europeo).

6. Personalización Estética

6.1. Colores y Apariencia

• Barra superior: Seleccionar según preferencia.

• Modo de apariencia: Claro, Oscuro o Automático (no disponible en Windows).

6.2. Contraste y Accesibilidad

• Activar Modo contraste si existen usuarios con daltonismo o problemas visuales.

7. Configuración de Notificaciones

7.1. Notificaciones Flotantes

• Ubicación: Esquina inferior izquierda.

• Mantener activas para acceder rápidamente a la opción Deshacer.

7.2. Comentarios

• Activar “Evitar publicar con Enter”.

• Enviar comentario con Ctrl + Enter.

7.3. Notificaciones por Correo Electrónico

Problema: ClickUp envía múltiples correos y puede saturar la bandeja.
Recomendación: Desactivar todas las notificaciones por correo excepto:

• Fecha límite pasada.

• Recordatorio antes de la fecha límite (un día antes).

• Recordatorio después del retraso (un día después).

7.4. Bandeja de Entrada de ClickUp

• Centraliza todas las notificaciones internas.

• Recomendación: Gestionar notificaciones directamente aquí.

8. Configuración Avanzada

8.1. Atajos de Teclado

• Activar para agilizar la navegación.

• Ejemplo: tecla T crea una tarea en cualquier vista.

8.2. Formato Markdown

• Permite dar formato rápido a texto (negritas, cursivas, títulos).

• Recomendado si el equipo lo usa frecuentemente.

8.3. Visualización y Previsualización

• En caso de que esté activado, desactivar “enlace de texto sin formato” para permitir previsualizaciones (YouTube, Google Docs, etc.).

• Desactivar animaciones si la aplicación funciona lenta.

8.4. Celebraciones y Citas

• Celebraciones: Activar para confetis al completar tareas.

• Citas inspiradoras: Activar para frases motivacionales.

9. Sincronización y Trabajo Offline

• Activar la sincronización offline para trabajar sin conexión.

• Imprescindible para usuarios que viajan con frecuencia.

10. Procedimiento de Configuración Inicial

1. Configurar perfil (avatar, nombre, 2FA).

2. Ajustar configuración regional (idioma, zona, fecha/hora).

3. Personalizar estética (colores, modo oscuro/claro, contraste).

4. Configurar notificaciones (desactivar correos masivos, activar recordatorios clave).

5. Activar opciones avanzadas (atajos, markdown, previsualización, celebraciones).

11. Mantenimiento y Revisión

• Revisar los ajustes cada 6 meses.

• Responsable: Administrador del espacio.

12. Mejores Prácticas

• Priorizar notificaciones internas en la bandeja de ClickUp.

• Mantener activa la seguridad (2FA) en todos los usuarios.

13. Solución de Problemas Comunes

• Notificaciones excesivas: Revisar configuración de correos.

• Lentitud: Desactivar animaciones y previsualización.

• Problemas de formato: Confirmar que Markdown esté activo.

La configuración adecuada de los ajustes y notificaciones en ClickUp es fundamental para mejorar la productividad y evitar interrupciones innecesarias. Este SOP establece una guía clara y detallada para optimizar la experiencia de usuario y asegurar una comunicación eficiente dentro del equipo.

Este procedimiento debe ser seguido por todos los miembros de la organización.